Menyelenggarakan kegiatan itu gampang-gampang susah. Meski banyak orang bisa melaksanakannya, tidak semua kegiatan bisa berlangsung dengan sukses. Nah, agar kegiatan berjalan dengan baik, Anda harus melakukan berbagai persiapan dengan matang, mulai dari kepanitiaan, pemilihan lokasi kegiatan, persiapan anggaran, dan tidak kalah pentingnya adalah partisipasi pihak-pihak terkait atau sponsor.
Kehadiran sponsor dalam sebuah kegiatan memang memberikan banyak manfaat, baik dari segi finansial maupun publikasi. Kedua hal ini tentunya sangat berguna demi kesuksesan kegiatan. Itulah kenapa penting sekali untuk menggaet sponsor sebanyak-banyaknya sebelum menyelenggarakan kegiatan. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan membuat proposal kegiatan yang menjual.

Pembuatan dan pengajuan proposal itu sendiri penting agar para sponsor melihat keuntungan apa saja yang bisa diperoleh dengan berpartisipasi dalam kegiatan Anda. Proposal tidak hanya berfungsi untuk menunjukkan visi yang Anda bawa, tetapi juga menunjukkan kepada mereka betapa spesial kegiatan tersebut, dan bagaimana kegiatan itu akan dikunjungi banyak orang.

Lalu, bagaimana cara membuat proposal kegiatan yang menjual dan menarik perhatian? Nah, artikel ini akan mengajak Anda untuk mempelajari hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat sebuah proposal, mulai dari kerangka umum sebuah proposal, contoh, hingga hal-hal yang harus dihindari dalam menyusun proposal.

Kerangka Proposal Kegiatan

Sebuah proposal kegiatan idealnya memuat tujuh poin, yakni:

1. Latar Belakang

Di sini, Anda bisa menuliskan alasan kenapa kegiatan harus dilaksanakan. Dalam penerapannya, terdapat tiga faktor yang kerap memengaruhi latar belakang pelaksanaan sebuah kegiatan, yakni alasan demografis, momen, dan tempat khusus.

Misal, acara peluncuran ponsel terbaru Oppo F1S. Acara ini dilatarbelakangi oleh momen khusus hadirnya ponsel Oppo F1S di Indonesia.

advertisement

2. Tujuan

Setiap kegiatan tentu dilaksanakan dengan tujuan tertentu. Dilihat dari tujuannya, terdapat empat kategori kegiatan yang biasa dilaksanakan, yaitu acara hiburan, kebudayaan, acara pribadi, dan acara yang dilaksanakan oleh sebuah lembaga. Empat kategori kegiatan tersebut memiliki jenis tujuan masing-masing.

Untuk acara peluncuran ponsel Oppo F1S, tujuannya tentu sudah jelas, yaitu untuk memperkenalkan ponsel terbaru dari Oppo kepada masyarakat luas. Dengan begitu, masyarakat bisa lebih mengetahui fitur-fitur yang dimiliki oleh ponsel terbaru dari negara Tiongkok tersebut.

3. Konsep Kegiatan

Konsep adalah ide utama dalam sebuah kegiatan. Dalam bagian ini, Anda bisa menjelaskan konsep yang akan Anda usung serta bagaimana desain, aktivitas, atau pertunjukan yang akan dilaksanakan.
Misalnya, untuk acara peluncuran ponsel pintar Oppo F1S, konsep yang diangkat berfokus pada para pencinta foto selfie. Dari konsep tersebut, acara bisa dilaksanakan dengan mengikutsertakan sosok wanita cantik dengan wajah fotogenik, yaitu dengan mengundang penyanyi Raisa yang juga berperan sebagai brand ambassador Oppo F1S.

4. Tema Kegiatan

Anda mungkin agak bingung dalam membedakan konsep dengan tema. Dua kata ini memiliki makna yang berbeda. Konsep lebih kepada pengalaman yang dirasakan. Sementara itu, tema merujuk kepada hal-hal yang terlihat secara nyata. Dalam sebuah kegiatan, tema bisa berarti pemilihan dekorasi, warna, tata lokasi, dan sebagainya.
Misalnya, pada peluncuran ponsel pintar Oppo F1S disediakan tempat-tempat yang memungkinkan para pengunjung untuk berfoto selfie dengan nyaman. Tidak ketinggalan, peluncuran acara juga didominasi dengan warna putih dan hijau yang menjadi warna khas merek Oppo.

5. Jadwal Kegiatan

Pihak sponsor tentu harus mengetahui tahap demi tahap pelaksanaan acara. Contohnya, dalam sebuah acara pengenalan produk ponsel terbaru OPPO F1S, tersusun jadwal kegiatan sebagai berikut:
18:00 – Penerimaan tamu
19:00 – Tarian pembukaan
19:10 – Pengenalan acara oleh MC
19:15 – Sambutan
19:30 – Brand manager memperkenalkan produk ponsel terbaru OPPO F1S
19:45 – Peluncuran ponsel terbaru secara simbolis
19:55 – Presentasi oleh manajer penjualan
20:10 – Sesi tanya jawab
20:20 – Pertunjukan OPPO Dance oleh Raisa dan Ollie, boneka maskot Oppo
20:35 – Pertunjukan musik
20:50 – Permainan di panggung untuk para tamu
21:10 – Pertunjukan di panggung oleh tamu
21:25 – Undian berhadiah
22:00 – Penutupan

6. Desain Tata Lokasi

Dalam proposal, mau tidak mau Anda juga harus melampirkan desain tata lokasi, mulai dari penggunaan banner, layar, tata ruang, dan sebagainya. Dalam gambar tersebut, perlihatkan juga penempatan posisi merek sponsor yang turut berpartisipasi dalam kegiatan.

advertisement

7. Anggaran Dana

Dalam penyusunan anggaran dana, Anda harus memperhitungkan segalanya secara matang. Sebuah acara yang besar dan spektakuler tetapi menghabiskan dana yang kelewat besar bisa jadi justru menunjukkan kurang piawainya para panitia dalam mengelola acara. Untuk itu, Anda harus melakukan riset yang mendalam terkait harga-harga barang dan layanan jasa yang dicantumkan dalam anggaran dana kegiatan. Misalnya, nilai sewa gedung, dana konsumsi, dekorasi, sewa kursi dan meja, dan lain-lain.

Dalam bagian ini, Anda juga perlu menjelaskan berbagai jenis partisipasi yang bisa diikuti oleh masing-masing sponsor. Utamanya berkaitan dengan nilai uang yang dikeluarkan dan keuntungan yang didapatkan. Misalnya, penempatan merek sponsor utama tentu saja berbeda dengan sponsor pendukung.

Tujuh Hal yang Harus Dihindari Dalam Membuat Proposal Kegiatan

Setelah menyusun proposal kegiatan secara komplet, jangan langsung merasa puas. Ada pekerjaan yang masih harus dilakukan, yakni meninjau ulang isi proposal tersebut secara menyeluruh. Terlebih kalau Anda ingin mendapatkan sokongan dana dari sponsor dengan mengandalkan proposal tersebut.

Setidaknya, ada tujuh hal yang harus dihindari dalam menyusun sebuah proposal, yakni:

1. Penjelasan yang sumir/singkat

Proposal yang Anda buat harus memberikan informasi yang secara detail dan menyeluruh kepada sponsor.

2. Konsep yang tidak menarik

Pemilihan konsep kegiatan harus dilakukan dengan matang. Konsep kegiatan yang biasa-biasa saja tidak akan memberikan kesan yang menarik di mata calon sponsor.

3. Kesalahan dalam memilih target sponsor

Anda tidak bisa secara serampangan mengirimkan proposal ke berbagai jenis perusahaan. Pemilihan perusahaan harus disesuaikan dengan jenis acara. Akan sangat lucu kalau Anda mengadakan acara keagamaan, tetapi mengajukan bantuan dana kepada perusahaan produsen bir.

4. Kurang peka terhadap merek sponsor

Ketika sudah menemukan target sponsor, Anda juga harus secara mendalam mengetahui informasi tentang merek mereka. Jangan sampai pengetahuan yang dangkal mengenai sponsor menjadi blunder saat presentasi proposal.

5. Kelebihan bujet

Masalah bujet alias anggaran menjadi hal yang krusial. Pastikan tidak ada kesalahan dalam menghitung nilai anggaran.

6. Desain yang buruk

Isi proposal boleh saja lengkap dan detail. Namun, kalau proposal tersebut disajikan dengan desain yang biasa-biasa saja, tidak akan terlalu menarik perhatian sponsor. Pertimbangkan untuk menggunakan jasa desainer dalam mendesain proposal agar hasilnya maksimal.

7. Presentasi yang membosankan

Hal yang tidak kalah pentingnya dalam pengajuan proposal kegiatan adalah pada momen presentasi. Anda harus dapat menarik perhatian calon sponsor ketika melakukan presentasi. Jangan sampai presentasi yang Anda lakukan malah membuat mereka mengantuk.

Bagaimana? Sudah bersiap untuk membuat sebuah proposal kegiatan yang mampu menarik perhatian para sponsor? Yang pasti, siapkan proposal terbaik yang mampu menarik perhatian para calon sponsor. Selamat mencoba, ya!

Baca juga:

Proposal Festival Jakarta 32 Derajat Celcius 2016



Apa pendapatmu tentang tulisan ini? BARU!
  • 😭 (0%)
  • 😡 (0%)
  • 😒 (0%)
  • 😮 (0%)
  • 😍 (0%)
  • 😆 (0%)
  • 😊 (0%)