Panduan Lengkap Cara Kerja Jarak Jauh tanpa Ribet

anakui.com – Kerja jarak jauh telah menjadi tren populer di tempat kerja dalam beberapa tahun terakhir, dan mudah untuk mengetahui alasannya. Dengan munculnya alat komunikasi digital dan kebutuhan akan pengaturan kerja yang fleksibel, semakin banyak perusahaan yang menganut konsep bekerja dari jarak jauh.

Kerja jarak jauh memiliki banyak manfaat, seperti meningkatkan fleksibilitas dan mengurangi waktu perjalanan, tetapi juga memiliki kerugian, seperti isolasi sosial, kesulitan memisahkan pekerjaan dan kehidupan pribadi, serta perlunya disiplin diri dan motivasi.

Jika Anda mempertimbangkan untuk bekerja dari jarak jauh, atau jika Anda sudah bekerja dari jarak jauh dan sedang mencari cara untuk mengatasi tantangan tersebut, artikel ini adalah panduan lengkap Anda untuk bekerja dari jarak jauh.

Tantangan Kerja Jarak Jauh

Bekerja dari jarak jauh memiliki tantangan unik. Berikut adalah beberapa aspek pekerjaan jarak jauh yang paling sulit dan menantang.

Mengelola Gangguan dan Interupsi

Pekerjaan jarak jauh dapat menimbulkan berbagai gangguan, termasuk tugas dan kewajiban pribadi, serta anggota keluarga dan hewan peliharaan. Gangguan ini dapat merusak alur kerja dan produktivitas Anda, menyebabkan Anda melewatkan tenggat waktu dan meningkatkan stres.

Masalah Motivasi

Karyawan di lingkungan kantor tradisional dapat menerima umpan balik dan pengakuan dari atasan atau kolega mereka, yang dapat memotivasi mereka untuk terus bekerja keras dan mencapai tujuan mereka. Di sisi lain, mendapatkan umpan balik dan pengakuan semacam ini bisa lebih sulit di lingkungan terpencil dan memengaruhi motivasi dan keterlibatan.

Selain itu, pekerja jarak jauh mungkin berjuang dengan disiplin diri dan motivasi. Tanpa struktur dan rutinitas lingkungan kantor tradisional, Anda mungkin ingin menunda-nunda atau kehilangan fokus. Agar tetap termotivasi, pekerja jarak jauh mungkin perlu melakukan pendekatan yang lebih proaktif terhadap manajemen waktu dan prioritas tugas.

Mempertahankan Keseimbangan Kehidupan Kerja itu Sulit

Sulit untuk memisahkan pekerjaan dan kehidupan pribadi ketika mereka berada di tempat yang sama. Pekerja jarak jauh mungkin bekerja lebih lama, lebih sulit memutuskan hubungan kerja, dan merasa seperti mereka selalu “siap siaga”. Faktanya, 22% pekerja jarak jauh merasa sulit untuk melepaskan diri setelah bekerja.

Selain itu, bekerja di luar jam reguler untuk mengakomodasi anggota tim di zona waktu lain dapat melelahkan dan mengurangi produktivitas.

Berurusan dengan Zona Waktu yang Berbeda

Berurusan dengan zona waktu yang berbeda dapat menjadi tantangan yang signifikan bagi pekerja jarak jauh, terutama untuk tim multi-zona waktu.

Merencanakan pertemuan dan berkolaborasi secara efektif dapat menjadi sulit ketika anggota tim tersebar di seluruh dunia. Seperti disebutkan sebelumnya, jet lag dapat mempersulit keseimbangan pekerjaan dan kehidupan.

Tantangan Komunikasi dan Kolaborasi

Saat anggota tim tidak secara fisik berada di lokasi yang sama, mereka sangat bergantung pada alat komunikasi digital untuk tetap terhubung.

Miskomunikasi dan kesalahpahaman terjadi ketika komunikasi tidak jelas, tepat waktu atau efektif, mengakibatkan keterlambatan, kesalahan dan frustrasi. Hal ini dapat merusak kohesi dan produktivitas tim.

Isolasi Sosial

Berbeda dengan pekerja kantoran yang rutin bersosialisasi dengan rekan kerja, pekerja jarak jauh seringkali bekerja sendiri atau dalam tim kecil. Menurut sebuah penelitian yang dilakukan oleh The Next Web, lebih dari separuh pekerja jarak jauh mengalami kesepian yang berulang.

Kurangnya interaksi tatap muka ini dapat menyebabkan perasaan terputus dan terisolasi, yang semuanya dapat merusak kesehatan mental dan kesejahteraan.

Cara Kerja Jarak Jauh dan Lebih Produktif

Sejak tim kami mulai bekerja dari jarak jauh pada tahun 2020, saya telah belajar beberapa trik untuk tetap produktif. Baik Anda seorang pekerja jarak jauh berpengalaman atau baru memulai, kiat-kiat berdasarkan kerangka Penguasaan Waktu ini dapat membantu Anda memaksimalkan pengalaman kerja jarak jauh Anda.

1. Tetapkan Tujuan Reguler

Bekerja dari jarak jauh tanpa struktur lingkungan kantor tradisional dapat menyulitkan untuk tetap berada di jalur dan menjaga momentum. Penetapan tujuan yang teratur memberi Anda arah dan tujuan, membuat Anda tetap termotivasi dan fokus untuk mencapai tujuan Anda.

Dengan menentukan tujuan dan sasaran spesifik, Anda dapat membuat peta jalan kerja dan memfokuskan upaya Anda pada hal-hal yang paling penting. Ini dapat membantu mengurangi gangguan dan memastikan Anda membuat kemajuan menuju tujuan utama Anda.

Dan dengan memecah proyek yang lebih besar menjadi sasaran yang lebih kecil dan menetapkan metrik keberhasilan yang jelas, Anda dapat melacak kemajuan dan mengukur kinerja dari waktu ke waktu. Sepanjang jalan, Anda akan merasakan kemajuan dan rasa pencapaian dan dapat menyesuaikan pendekatan Anda sesuai kebutuhan.

2. Ciptakan Ruang Kerja Ideal Anda

Bekerja dari jarak jauh dapat mempersulit untuk mempertahankan tingkat rutinitas dan dukungan yang sama seperti di lingkungan kantor tradisional. Dengan merancang lingkungan kerja ideal Anda, Anda menciptakan lingkungan yang mendukung pekerjaan Anda dan memungkinkan Anda melakukan yang terbaik.

Untuk memiliki ruang kerja khusus yang meningkatkan produktivitas dan fokus, Anda mungkin ingin menciptakan lingkungan yang tenang, bebas gangguan, nyaman, dan cukup terang. Meminimalkan gangguan dan menciptakan lingkungan yang memungkinkan Anda untuk fokus akan membuat Anda lebih mudah masuk ke keadaan mengalir (yaitu, “berada di zona”).

Selain itu, menyiapkan alat dan perlengkapan yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan jarak jauh adalah bagian dari menciptakan lingkungan kerja yang ideal.

Ini mungkin termasuk akses Internet berkecepatan tinggi, komputer tepercaya, dan alat teknologi dan perangkat lunak lain yang memungkinkan pekerjaan jarak jauh. Dengan berinvestasi pada alat dan perlengkapan yang tepat, Anda dapat melakukan pekerjaan Anda secara efisien dan efektif.

3. Buat Rutinitas

Salah satu manfaat utama dari menciptakan rutinitas adalah membantu membangun prediktabilitas dan rasa kendali. Menetapkan pola perilaku yang konsisten sepanjang hari dapat memberikan struktur dan rutinitas, memberi Anda lebih banyak kendali atas pekerjaan dan kehidupan Anda serta mengurangi stres dan kecemasan.

Misalnya, mengatur jam kerja yang teratur dapat memberi sinyal ke otak Anda bahwa sudah waktunya untuk fokus pada pekerjaan dan menciptakan rasa rutinitas yang mendorong fokus. Demikian pula, istirahat teratur sepanjang hari dapat membantu Anda mempertahankan energi.

Menetapkan jam kerja reguler dan menetapkan batasan yang jelas antara pekerjaan dan kehidupan pribadi juga membantu Anda memprioritaskan kesejahteraan dan menghindari kejenuhan. Ini mungkin termasuk menetapkan batasan seputar komunikasi dengan rekan kerja dan klien dan terlibat dalam aktivitas perawatan diri yang meningkatkan kesejahteraan.

4. Prioritaskan Tugas Berdasarkan Tenaga Dulu, Baru Berdasarkan Waktu

Energi berfluktuasi dari waktu ke waktu dan membutuhkan istirahat. Beberapa tugas membutuhkan lebih banyak energi mental atau fisik daripada yang lain. Misalnya, tugas sehari-hari seperti memasukkan data atau mengatur file memerlukan energi yang berbeda dari menulis proposal atau menjalankan sesi pelatihan langsung.

Tugas intensif energi membutuhkan lebih banyak perhatian. Akibatnya, tidak ada bedanya seberapa baik Anda mengatur waktu jika Anda tidak dapat berkonsentrasi.

Urutkan pekerjaan Anda berdasarkan energi terlebih dahulu agar tetap produktif. Anda dapat membuat daftar tugas atau aktivitas yang ingin Anda selesaikan minggu depan. Seminggu adalah unit logis yang baik untuk perencanaan, karena cukup lama untuk menyeimbangkan tujuan Anda tanpa menjadi terlalu pendek.

Tetapkan setiap tindakan dua nilai:

1. Peringkat Energi — Angka yang menunjukkan berapa banyak energi yang diberikan atau diambil oleh tindakan ini. Misalnya, +3 untuk aktivitas yang sangat menggembirakan dan -5 untuk aktivitas yang menguras energi.
2. Biaya waktu — Jumlah waktu (dalam jam) yang menurut Anda akan benar-benar dibutuhkan.

Gunakan metode superstruktur untuk memprioritaskan aktivitas fisik. Ini adalah cara cepat dan mudah untuk membagi pekerjaan Anda menjadi tiga kategori prioritas.

• Must Haves – Item yang mutlak diperlukan untuk penyelesaian.
• To Do – Item yang berguna tetapi tidak penting untuk mencapai tujuan Anda.
• Bagus untuk dimiliki – Ini adalah item opsional, jadi tidak ada konsekuensi negatif jika tidak menyertakannya. Baik adalah keuntungan murni opsional.

Tujuan dari perencanaan sekarang adalah menyelesaikan hal-hal penting dan hal-hal yang harus dilakukan terlebih dahulu, tanpa kehabisan energi di penghujung hari. Anda kemudian dapat membuat jadwal sesuai dengan rencana Anda.

5. Gunakan Komunikasi Asinkron

Komunikasi asinkron mengacu pada metode komunikasi di mana semua pihak tidak perlu hadir atau campur tangan pada saat yang sama. Alat yang ampuh untuk mempromosikan produktivitas, kolaborasi, dan keseimbangan kehidupan kerja di lingkungan kerja jarak jauh.

Karena setiap orang tidak harus hadir atau terlibat pada saat yang sama, komunikasi asinkron memungkinkan Anda mengerjakan jadwal Anda sendiri dan fokus pada pekerjaan mendalam tanpa gangguan atau gangguan terus-menerus, serta mendukung kolaborasi dan kerja tim di berbagai zona waktu. atau jadwal.

Selain itu, fleksibilitas dan otonomi yang difasilitasi oleh komunikasi asinkron memungkinkan kontrol tugas dan jadwal yang lebih besar. Ini mempromosikan keseimbangan kehidupan kerja dengan memungkinkan Anda memprioritaskan kebutuhan dan tanggung jawab pribadi sambil memenuhi kewajiban kerja Anda.

Anda dapat dengan mudah menerapkan komunikasi asinkron dengan kolega dan klien menggunakan alat seperti email, pesan instan, atau perangkat lunak manajemen proyek.

6. Memanfaatkan Alat Manajemen Proyek

Memanfaatkan alat manajemen proyek memiliki banyak manfaat bagi pekerja jarak jauh. Alat-alat ini menyediakan platform terpusat bagi anggota tim untuk berkolaborasi, berkomunikasi, dan melacak kemajuan proyek.

• Komunikasi yang jelas dan terstruktur – Alat manajemen proyek kami memungkinkan Anda membuat tugas, menugaskannya ke anggota tim, dan menetapkan tenggat waktu. Hal ini memungkinkan setiap orang untuk memahami tanggung jawab mereka dan apa yang diharapkan dari mereka.
• Transparansi proyek – Anggota tim dapat melihat pekerjaan yang sudah selesai, sedang berlangsung, dan yang akan datang. Ini dapat membantu menghindari kesalahpahaman dan membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama.
• Platform terpusat untuk menyimpan semua informasi proyek – Pekerja jarak jauh dapat dengan mudah menyimpan dan berbagi file, meninggalkan komentar, dan mengajukan pertanyaan menggunakan alat manajemen proyek. Hal ini membuat tim Anda tetap teratur, mengurangi kebutuhan rantai email yang panjang, dan membuat semua orang selalu terbarui.

7. Buat Protokol Komunikasi yang Jelas

Pekerja jarak jauh perlu mengomunikasikan ketersediaan mereka dan saluran komunikasi yang disukai kepada kolega mereka di zona waktu yang berbeda. Ini dapat membantu mengurangi penundaan dan miskomunikasi dan memastikan semua orang di tim Anda memahami hal yang sama.

Pendekatan lainnya adalah membuat kalender bersama atau alat penjadwalan untuk mengoordinasikan rapat dan tenggat waktu berdasarkan zona waktu. Anggota tim kami biasanya menggunakan Calendly untuk mempermudah penjadwalan pertemuan.

8. Temukan Komunitas

Menemukan komunitas tempat Anda dapat merasa lebih terhubung dan didukung merupakan aspek penting dalam bekerja dari jarak jauh.

Anda dapat mencoba terhubung secara sosial menggunakan alat digital. Panggilan video reguler, pesan instan, dan latihan membangun tim virtual dapat membantu Anda merasa lebih terhubung dengan rekan kerja.

Anda juga dapat memberikan interaksi dan dukungan sosial dengan bergabung dalam komunitas atau forum online yang terkait dengan industri atau profesi Anda. Komunitas seperti Komunitas Kerja Jarak Jauh, Dunia Pengembara Digital, dan NomadList memfasilitasi koneksi tatap muka antara pengembara digital dan pekerja virtual.

Manfaatkan juga ruang kerja bersama dan acara jaringan lokal. Peluang ini memungkinkan Anda berkolaborasi dengan pekerja jarak jauh lainnya, bertemu orang baru, dan membangun hubungan.

Kesimpulan

Sementara pekerjaan jarak jauh menjadi lebih umum, pekerja jarak jauh dapat berjuang untuk tetap termotivasi, mengatur waktu mereka secara efektif, dan menjaga keseimbangan kehidupan kerja.

Kabar baiknya adalah Anda dapat mengatasi tantangan ini dengan menetapkan tujuan rutin, menciptakan lingkungan kerja ideal Anda, mengatur rutinitas, menggunakan komunikasi asinkron, memanfaatkan alat manajemen proyek, menetapkan protokol komunikasi, dan menemukan komunitas.

Dengan strategi dan alat yang tepat, Anda dapat memperoleh manfaat dari kerja jarak jauh tanpa mengorbankan produktivitas dan kinerja.