Seperti yang sudah kita tahu, sekitar bulan Januari 2009, Direktur Kemahasiswaan UI mengeluarkan surat nomor 418/H2.1/KM/2009 perihal “Website Organisasi Kemahasiswaan” yang mewajibkan seluruh organisasi kemahasiswaan di UI membuat website yang berdomain ui.ac. Contohnya adalah organisasi BEM FIB UI, maka domain yang diwajibkan adalah http://bem.fib.ui.ac.id. Tampaknya ini berkaitan dengan usaha UI menuju World Class University. Tentu hal ini harus kita dukung dengan sekuat tenaga. Untuk program ini, UI menyiapkan beberapa fasilitas:
– Domain gratis ui.ac.id
– Hosting 1 GB gratis dari UI
Sedangkan masalah desain, konten website, maintenance, dan hal teknis lain, UI tidak terlibat. Itu menjadi tanggung jawab PJ website lembaga yang bersangkutan.
Namun, sayang sekali, tampaknya banyak pihak yang belum begitu paham cara dan alur membuat website organisasi yang berdomain ui.ac.id. Sampai saat ini, organisasi-organisasi yang sudah membuat (setahu saya) adalah sebagai berikut:
– BEM FIB UI (http://bem.fib.ui.ac.id )
– BEM FKM UI (http://bem.fkm.ui.ac.id )
– CEDS (http://ceds.ui.ac.id)
– SALAM UI (http://salam.ui.ac.id)
Karena itulah saya mencoba berinisiatif untuk menerangkan alur dan tatacaranya. Hal yang saya utarakan ini berdasarkan pengalaman saya pribadi, karena saya lah yang ditunjuk oleh Noory Okthariza, ketua BEM FIB UI 2009, untuk mengurus proses pembuatan website BEM FIB UI. Mohon maaf jika di dalam artikel ini terdapat banyak kekurangan.
***
Ambil contoh saja bahwa kita ingin membuat website lembaga fakultas X yang berdomain ui.ac.id. Maka, inilah hal-hal yang perlu dilakukan:
Persiapan
Untuk membuat website organisasi berdomain ui.ac.id, ada beberapa surat yang harus disiapkan:
- Formulir pendaftaran. Ini berguna untuk pendaftaran nama lembaga tersebut di database UI. Form bisa diunduh di sini.
- Surat Pengantar dari Dekan Fakultas. Isi dari surat ini secara garis besar adalah permintaan dekanat terhadap rektorat agar dibuatkan website lembaga berdomain ui.ac.id. Perhatikan benar-benar: dari DEKAN. Pastikanlah yang menandatangani surat pengantar itu adalah dekan fakultas yang bersangkutan. Untuk surat pengantar yang satu ini, kita bisa meminta ke bagian dekanat fakultas masing-masing atau langsung rektorat, tergantung lembaganya.
- Surat Keputusan (SK) Dekan tentang Struktur Lembaga tersebut. Surat seperti ini juga kita bisa memintanya ke dekanat/rektorat. Biasanya setiap tahun dekanat/rektorat sudah membuat SK seperti ini.
Berdasarkan pengalaman saya, justru untuk birokrasi seperti inilah yang memakan waktu sangat banyak. Jadi, kalau nanti birokrasinya agak lama, sabar ya…tapi kalau cepat ya Alhamdulillah.
Cara Mengisi Formulir Pendaftaran
Baik, 3 surat administrasi sudah terkumpul. Sebelum melangkah lebih jauh, teman-teman harus mengisi formulir yang tadi sudah diunduh dari sini. Saya akan mencoba menerangkan cara mengisi form itu:
– Pemohon: diisi oleh orang yang bertanggung jawab (PJ website) lembaga yang bersangkutan.
Khusus rektorat: ini tidak usah diisi. Ini akan diisi oleh rektorat
– Pemberi referensi: paling bagus adalah dekan langsung. Kalau tidak bisa bagian kemahasiswaan saja. Kalau tidak bisa juga cukup ketua lembaga yang bersangkutan. Jangan lupa capnya. Paling bagus adalah cap fakultas, tapi kalau tidak ada cukup cap lembaga.
– Fakultas/lembaga: ini bisa diisi atas nama lembaga atua bisa juga atas nama penanggung jawab website lembaga tersebut. Saran saya adalah supaya cocok dengan bagian “pemohon”, isi saja atas nama penanggung jawab (PJ website) lembaga yang bersangkutan.
– Telepon: isi dengan telepon/HP PJ website.
– Email: isi dengan email PJ website.
– Status: lain-lain (mahasiswa)
– Nama domain: isi dengan nama lembaga tersebut. Contohnya adalah SALAM. Maka, websitenya adalah http://salam.ui.ac.id. Jika lembaganya adalah lembaga setingkat fakultas (contohnya FORMASI FIB UI), maka websitenya adalah http://formasi.fib.ui.ac.id. Penamaan menggunakan nama lembaga adalah demi memudahkan saja. Silakan kalau mau mengganti yang lain.
– Nama situs: semacam titel situs. Contohnya, saya mengisi dengan “Website Resmi BEM FIB UI”
– Cara update: saya kurang mengerti. Namun, petugas PPSI Fasilkom mengatakan kepada saya untuk memberi tanda V pada File Transfer Protocol.
– Tandatangan Pemohon: isi dengan tanda tanga PJ website lembaga yang bersangkutan.
– Tanggal: isi dengan tanggal ketika kamu mengisi form ini.
Ayo ke FASILKOM!
Anggaplah 3 surat administrasi itu sudah selesai dan di tangan kamu. Sekarang, mari kita mendaftarkan website lembaga kita agar berdomain ui.ac.id. Mohon bawa 3 surat itu ya, jangan ketinggalan. Yuk, jalan!
Setelah urusan tetek bengek administrasi sudah selesai, mari kita melangkah ke PPSI Fasilkom. Tahu tempatnya? Itu loh, yang di belakang sate ayam, di samping tangga yang dekat kantin Fasilkom. Yang di depan ruangan itu ada kolam ikan, dan yang ruangannya memakai kunci elektronik. Kalau tetep nggak tahu, Tanya aja deh sama anak Fasilkom.
Pencet bel di situ dan bilang mau ketemu mas Koben untuk mengurus pembuatan website lembaga yang berdomain ui.ac.id. Nanti sama beliau kamu akan diterangkan tentang hal ini. Tunggu sebentar dan langsung jadi. Simpan baik-baik ID dan passwordnya ya. Tim admin UI tidak akan meminta password itu, jadi hati-hati dengan penipuan yang mengatasnamakan tim admin UI.
Pembuatan Website
Yang saya maksudkan dengan pembuatan website ini adalah masalah teknisnya seperti desain dan lain-lain. Untuk hal ini, tanggung jawab sepenuhnya berada di tangan PJ website lembaga yang bersangkutan. Silakan berkreasi sebagus mungkin. Namun, mungkin ada beberapa hal yang perlu diingat:
– Jaga nama baik lembaga yang bersangkutan dan nama baik UI di website ini.
– Ini adalah website resmi lembaga. Saya pernah mendapat saran agar jangan sampai ada iklan di website ini.
– Pelihara baik-baik, website ini semacam humas lembaga yang bersangkutan dan secara tidak langsung menjadi humas UI pula. Jadi, jangan sembarangan mengisi konten.
Kemudian, ada pula masalah bukti pembayaran. Ini sebenarnya lebih ke masalah lembaga yang bersangkutan, tapi tak apa lah saya memberikan semacam petunjuk, toh ini masih berhubungan dengan program website.
Jadi, misalnya kita menggunakan jasa web designer profesional untuk mendesain dan mengurusi website ini, yang benar-benar harus diperhatikan adalah masalah kwitansi. Sekarang rektorat cukup ketat dalam masalah administrasi. kwitansi yang diragukan keabsahannya (kwitansi salah tulis, ada coretan, dan semacamnya) akan ditolak. Kita akan diminta membuat kwitansi baru. Ini cukup merepotkan saya sehingga perlu beberapa kali pengulangan.
Jadi, di kwitansi pada umumnya ada beberapa kolom. Rektorat UI sudah memberi panduan cara mengisi kwitansi itu. Berikut ini akan coba saya terangkan:
– Sudah diterima dari: untuk kolom ini, isi dengan FAKULTAS TEMPAT LEMBAGA ITU BERADA. Saya beri contoh, misalnya tim website BEM FIB UI bekerjasama dengan Ikhtiar Webdesign untuk mengurus website http://bem.fib.ui.ac.id . Terjadilah kesepakatan dan pembayaran. Nah, di kolom “sudah diterima dari”, isilah dengan “FIB UI”, bukan diisi oleh “BEM FIB UI” atau “Ikhtiar Webdesign”.
– Banyaknya uang: tulis dengan huruf.
– Untuk pembayaran: jelaskan sedetail mungkin. Website ini memakai Joomla atau wordpress atau apa lagi…Jelaskan dengan singkat spesifikasi dari website ini.
– Jangan lupakan cap. Beri cap perusahaan yang bekerjasama dengan kita itu. Misalnya, tim website BEM FIB bekerjasama dengan Ikhtiar Webdesign, maka di kwitansi itu kami harus memberi cap Ikhtiar Webdesign. Untuk masalah cap ini rektorat cukup ketat, jadi usahakanlah.
– Belilah materai. Untuk biaya Rp0 – Rp250.000, gunakan materai Rp3.000, sedangkan untuk biaya lebih dari Rp250.000, gunakan materai Rp6.000.
– Harus jelas dan rapi. Memang agak merepotkan, tapi jika ada coretan sedikit saja di kwitansi, besar kemungkinan rektorat akan menolaknya.
***
Begitulah tata alur pendaftaran website lembaga berdomain ui.ac.id. Mudah-mudahan teman-teman sudah paham dan segera membuatkan website berdomain ui.ac.id untuk lembaga teman-teman masing-masing. Ini penting untuk profesionalisme lembaga tersebut. Nah, kalau ada yang nggak ngerti, tanya di kolom komentar ini aja ya…atau tanya ke penulis langsung juga gak masalah..thanks!
thx atas info lengkapnya. gw jg pernah ngurus bginian smester kmaren. tp gw mentok di SK rektor.. jgn kan ngurus ksananya, minta surat pengantar dr dekan gw ndiri aj dah dpt sinyalmen ga enak. nah, gw mao nanya bnernya ky bgini2 tuh tuntutan ato hak sih? trus SK rektor ttg struktur lembaga itu isinya apa? karna kesan yg gw dpt, tuh SK akan ‘mengikat’ lembaga gw jadi ada d bwh rektorat..
Thanks atas komennya…ada yang mau ditanyain dulu nih:
1. Agan ini mau bikin web untuk lembaga apa?? BEM FT atau organisasi apa?
2. Itu lembaganya ada di tingkat fakultas (kayak BEM FT) atau tingkat universitas (kayak SALAM gitu)?
Nah, ane akan coba jawab ya…
kalo lo bilang mentok di SK Rektor, berarti organisasi level universitas ya..masalah website ini kayaknya emang belum tersosialisasi dengan baik deh di tingkat UI, bro…waktu gw ngurus ke dekanat aja masih banyak yang bingung orang dekanatnya…
waktu itu cara gw minta tolong ke anak BEM FIB yang kenal dekat ma orang dekanat, bro…jadi, kalo ada yang alot kayak ngurus SK dan sejenisnya, gw minta bantuan ke dia…sebelum gw minta tolong ke dia rebet cuy…coba lo cari temen lo yang kenal deket sama orang rektorat..terutama orang rektorat yang ngurusin website…
Gw gak ngerti nih maksudnya “di bawah” rektorat. Memang setiap organisasi di UI itu independen sih, tapi kan tetap “diawasi” oleh rektorat…
Lagian SK itu maksudnya bukan gitu kok. SK Rektor itu isinya kayak pernyataan resmi dari dekan/rektor bahwa organisasi X yang dimaksud itu memang bener2 legal dan resmi di UI, organisasi kemahasiswaan yang resmi, terdaftar sbg IKM UI…
kira-kira gitu…
eh, ini FB gw..
(promosi, haha..)
adakah sanksi bagi yang tidak melaksanakan itu?
kita dari organisasi di FEUI juga mau bikin.
blom di bikin urus sih, tapi mau mulai nyoba
tapi kok formulirnya ga bisa di unduh ya!!
Good Information Bro!
Surat keputusan ini udh “mewajibkan” seluruh badan kemahasiswaan UI untuk membuat website domain ui.ac.id. tapi ketegasan pengaplikasian keputusan ini sepertinya masih kurang. Pembahasan nya memang sudah beberapa kali dilaksanakan pihak rektorat seperti pada saat LKMM 2009 yang menghadirkan seluruh perwakilan badan kemahasiswaan. Yang terpenting adalah inisiatif kuat dari setiap teman-teman di lembaga kemahasiswaan untuk bergerak cepat dalam pembuatan website domain resmi ui bagi masing-masing Lembaga Kemahasiswaan.
hehehe…. klo boleh bangga sedikit… BEM FKM pelopor nya looh..
sebenernya sih BEM Ui duluan.,. tp BEM UI kelamaan launching nya.. akhirnya FKM melesat launching pertama menjadi lembaga pertama yang punya web ui.ac.id setelah FKM baru BEM UI launching..
dulu gw gak ribet isi SK-SK gt ahh..
pertama gw ke IT FKM.. disuru lapor ke Ibu Yuliance Fasilkom (kantornya dket kantin ituh)
kedua isi formulir ke ibu Yuliance
ketiga di ketik-ketik apaan tau ama ibu Yuliance
keempat ke IT FKM lagi,, copy data-data web (joomla) ke komp IT FKM)
kelima ke Ibu Yuliance lagi minta di Online kan
keenam.. Jreng..jreng.,. jadi.. x)
gak pake surat pengantar dekan, gak pake SK Rektor.. hohohoho
websit bem ui ganti y jadi
http://www.progresif-inklusif.com/ (berdasar spanduk bem ui d depan stasiun ui)
klo g salah dlu
bwm.ui.edu (klo g salah)
dulu web bem serasa milik bersama, sekarang ko kaya serasa milik 1 kelompok aja yah..
kenpa yah?
ekslusifitas kah dibalik semboyan inklusif..
mohon bem ui memberikan penjelasan nya..
kenapa masih memakai website kelompok itu??
susah ngurus nya ke rektorat?
ato mo cba beli domain baru tapi g ada uang?
ato memang pengen tetap mempertahankan web pemenang….
sori web bem ui dulu
bem.ui.edu
type error
Thanks atas komen-komennya ya..
@julbe: setahu gw sih gak ada hukuman segala tuh…
@Minda: masa?? gw coba bisa kok..cekidot this:
http://downloads.ziddu.com/downloadfile/8286242/form_web.doc.html
@Erik: wow..thanks atas info tambhannya bro..
@bul: betul banget, kami (BEM FIB) juga pengen bikin web setelah liat BEM FKM udah buat. Tapi kita bingung loh kenapa BEM FKM cpet bener buatnya.. kalo kata Roni (orang rektorat yang ngurus website UI) sih awalnya emang gampang gitu, tapi lama-lama administasinya nambah ketat…makanya buruan bikin, ntar malah nambah ketat lagi loh, hehe..
@Mira: thanks atas informasinya..salut dengan BEM UI pokoknya..
😀
tapi semenjak disuru pindah server dan domain (ui.edu ke ui.ac.id) jadi sering bermasalah di sistme file nya…
huwffhh.. akhirnya BEM FKM desainnya yaa gt gt ajah.. abis gak bisa ganti header sihh… ada beberapa postingan yg ke secure juga… hehehhe
tampilan gak masalah, yg penting update ya gak.. ahahah
Ceds gokil tu udah pake domain web.ui.ac.id
Tolong bedakan antara prosedur di PPSI dan di lembaga lainnya. Di PPSI, hanya butuh:
– Isi lembar permohonan yang disertai dengan…
– Persetujuan (surat pengantar) dari Dekan/Rektor.
– Itikad baik dari organisasi untuk menjaga situsnya *up-to-date* dan termanajemen. (Makanya butuh admin situs ybs untuk bisa dihubungi kalau ada apa-apa).
Kekuatiran kami adalah seringkali situs-situs cuma awalnya doang yang semangat, habis itu teronggok tak ter-update sehingga jadi sarang cracker. Habis itu, gak ada yang bisa dihubungi.
Untuk organisasi kemahasiswaan, coba hubungi pihak Mahalum UI demi kejelasan. Mereka mengurusi hal ini.
@Informan Orang Dalem: gak ngerti apa yang dimaksud dengan “lembaga lain”? memangnya selain PPSI ada lagi yang mendapat hak untuk ngurusin website ini??
kutipan:
– Isi lembar permohonan yang disertai dengan…
– Persetujuan (surat pengantar) dari Dekan/Rektor.
– Itikad baik dari organisasi untuk menjaga situsnya *up-to-date* dan termanajemen. (Makanya butuh admin situs ybs untuk bisa dihubungi kalau ada apa-apa).
**
Gimana dengan SK organisasi ybs? saya mendapat informasi syarat-syarat tersebut (termasuk SK organisasi) karena mendapat info dari orang rektorat sendiri, yakni dari Rony Wijaya.
Btw dari artikel saya adakah kesalahan-kesalahan yang perlu diperbaiki? kalo ada kritik aja ya…terima kasih atas tambahannya..
😀
klo gw (BEM FKM) sih dulu (pertama) melibatkan IT FKM dan PPSI yang di Fasilkom..
copy file joomla nya ama IT FKM, Daftar nya di PPSI Fasilkom ituh
jadi hanya 2 pihak itu yg terlibat,,
Rony hadir !!!
memberikan penjelasan kembali, wahyu tuh nanya sy utk web fib sebelum peraturannya diubah, dulunya (sekitar setahun lalu) memang butuh SK
sekarang, dengarkan lah kata informan orang dalam… 99% klop saya mohon izin copy paste :
– Isi lembar permohonan yang disertai dengan…
– Persetujuan (surat pengantar) dari Dekan (utk lembaga bem fakultas), atau dari manajer kemahasiswaan ui (utk organisasi kemahasiswaan ui, dr bem sampe ukm2)
– Itikad baik dari organisasi untuk menjaga situsnya *up-to-date* dan termanajemen. (Makanya butuh informasi kontak lengkap nomor telepon dan email admin situs lembaga ybs untuk bisa dihubungi kalau ada apa-apa).
thanks atas feedbacknya, Roni…rupanya gitu ya penjelasannya…admin anakui.com tolong tulisan saya diedit aja yah…
ini juga sekalian klarifikasi…mungkin temen2 pas liat website BEM FIB masih kosong yah, itu karena beberapa sebab:
1. Seperti yang saya ceritakan di artikel di atas, saya terkendala di birokrasinya. Terus terang, itu memakan waktu berbulan-bulan sampai saya bosan sendiri. Nah, apa hubungannya dengan isi web yang kosong? saya sebutin di poin kedua..
😀
2. Karena birokrasi yang lama, website BEM selesai pada akhir kepengurusan 2009. So, pas web selesai, kita juga lagi regenerasi BEM FIB 2009 ke BEM FIB 2010. So, dengan struktur BEM yang masih labil (hehe), kita masih belum bisa ngisi konten.
Tapi tenang aja…minggu ini struktur BEM udah jelas nih…oprec udah selesai, tinggal pengumuman aja. Ntar setelah selesai muker dan proker-prokernya dah jelas, kita akan isi website BEM FIB dengan profesional, insya Allah..
😀
hm hm hm.. PJ website BEM FIB 2010 hadir.. 😀
@wahyu: tapi sekarang udah mantap kan cuy?? udah ga kosong lagi. cuma rada2 males aja gw updatenya.. udah gw kasih akses ke tiap departemen/biro untuk posting konten masing2 🙂
@anak FKM: kalo di BeM FIB, kita pakai drupal. upload sendiri, ga pakai perantara dekanat (karena memang tidak ada lembaga yang in charge untuk itu di FIB. hehe). Alhamdulillah, di ruang BEM FIB juga sudah ada koneksi internet sendiri via kabel.. Jadi bisa upload konten sendiri lewat FTP client.. karena untuk semua website berdomain ui.ac.id, ga bisa upload konten selain pakai koneksi kabel komputer UI.. ingat, hotspot UI aja ga bisa, apalagi kalo pakai modem 3g sendiri.. hiks2.. Sebenarnya agak menghambat frekuensi updating sistem ini.. tapi untuk proteksi, ga apa2 deh.
@mira: Meski saya bukan IT media dari BEM UI, sejauh info yang saya dapat, website BEM UI itu diband oleh rektorat gara2 kasus yang tahun lalu itu lho.. yang pasang2 baliho di stasiun UI, terus rektorat ga suka.. jadi website bem ui diband.. Jadi untuk alternatifnya, website progresif-inklusif.com itu tetap dipakai. Namun sekarang, domain bem.ui.ac.id sudah aktif lagi qo.. coba aja dicek buat agan2 semua
oia mau tanya dunk. Ini kan cuma buat pembuatan website organisasi ya. kalokepanitiaan di bawah organisasi itu bagaimana? misal untuk situs OIM UI. Agak kurang bonafit sebenarnya kalo cuma pakai domain gratisan co.cc 😀
WAHH keren banget mas.. salam kenal ya..
kalo buat hmd jurusan bisa nggak ya?
saya mau coba bikin nih
doakan kami yaaa 😀
ohya, itu sk-nya ada perubahan nggak? ntar tiba2 ada perubahan jadi makin ribet -___-
keren artikelx pak,,,,,trims infox
I needed to draft you the little remark in order to say thank you again with the gorgeous methods youve featured at this time. This has been pretty open-handed with you to offer extensively all that a number of us could possibly have offered for sale as an e-book to help make some money on their own, even more so given that you might well have tried it in the event you considered necessary. The smart ideas also worked like a easy way to understand that some people have a similar desire similar to my very own to learn a lot more pertaining to this condition. I am sure there are several more enjoyable occasions up front for individuals who find out your blog post.
gan mau tanya neeh .kan PJ website yg dulu dah buat website n dah domainnya ui.ac.id,, tapi kaya ada kerusakan ga bisa upload template sama component di joomla administratornya kalu pun bisa malah eror..nah gimana ntuh gan 😀 klo mau di bkin baru lgy gmna gan? atau klo bisa di benerin kemana neh?
😀
thannks you gan infonya bermanfaat sekali
untuk akses cpanel nya caranya gimana ya? Ceritanya ane mau coba ngembangin website jurusan ane